A számadatok vállalatunkra, a Melinda Instalra vonatkoznak. A játékosok száma és személye változik ugyan, de a játékszabályok immár 1994 óta többnyire változatlanok. Ahogy a közkedvelt társasjátéknak, úgy ennek is van egy célja: minél optimálisabb készletszinttel minél magasabb kiszolgálási arányt elérni. És ahogy az eredeti változatnak, úgy ennek is van egy „bankárja”, aki kézben és szinten tartja a készletet. Ez pedig nem más, mint a készletgazda, aki nélkül nem lehet hatékony gazdálkodást folytatni. Rădulescu Liviu-Gheorghe több mint 15 éve vállalatunk alkalmazottja. Vele beszélgettünk.

Annak érdekében, hogy egy általános képet kaphassunk a te munkádról, először is azt kérdezném meg, hogy mi a készletgazdálkodás célja, miben vagy te, ennek a területnek a gazdájaként érdekelt?

Készletezés szempontjából az ideális az, hogy se túlkészlet, se hiánykészlet (belső szóhasználattal „készletlyukadás”) ne legyen. Én készletgazdaként úgy látom, hogy egyfajta kapocs kell legyek a kereslettervező, a beszerzési osztály és az értékesítési osztály között: ezt a hármat kell összekötnöm, és ellenőriznem azt, hogy a tervek kellően nagyok-e az eladáshoz képest, az eladás igényeit a beszerzés ki tudja-e elégíteni megfelelő időben és megfelelő mennyiségben.

Ugyanakkor a belső készleteket is ellenőrzés alatt kell tartanom a 13 saját üzletünkben, melyek az ország különböző városaiban találhatóak. Ennek koordinálása is az én feladatom, és mivel már másfél évtizede dolgozom a Melinda Instalnál, ezért kevés az a folyamat, amit nem látok át, és nem vagyok érintett benne. Ezek a belső folyamatok néha finomításra szorulnak, így a mindennapi munka mellett még azokra is időt, energiát kell fordítanom.

A készletgazdálkodás alapja, hogy olyan árut és akkora mennyiségben kell raktározni, ami és amennyi a vásárló igényeinek kielégítéséhez szükséges. Így a vevő igényének felmérése a kereskedelmi folyamat első fázisa. Ennek értelmében neked készletgazdaként szakmai „szimbiózisban” kell élned a kereslettervezővel, akivel két hónapja beszélgettünk ugyanennek az internetes újságnak a hasábjain. Miből áll a ti szakmai kapcsolatotok?

A kereslettervező elsősorban történelmi adatok alapján építi fel a mennyiségi értékesítési tervet (PVC = plan de vânzare cantitativă). Ezt a tervet néhány érintett kollégával együtt heti rendszerességgel átbeszéljük. Mi készletgazdák segítséget tudunk nyújtani azáltal, hogy a heti PVC gyűlések alkalmával beleépítjük a jelent: a munkapontjainkon dolgozó értékesítő kollégáktól (eladóktól, ügynököktől) érkező információkat, hiszen ők hozzák az aktuális adatokat a piacról.

Ezek a munkatársak vagy a viszonteladókkal vagy direkt a végfelhasználókkal vannak kapcsolatban, így naprakészek a piaci információik, főként, ami az árakat illeti. Ezeket mi próbáljuk beépíteni a készletezési tervbe, ami tulajdonképpen egy input a beszerzési iroda számára, ugyanakkor az értékesítés is sokat kiolvashat belőle.

A kereslettervezőn kívül kik azok a kollégák, akikkel intenzíven kell tartanod a kapcsolatot?

Nagyjából mindenkivel. Minden üzletünkben van egy-két ember, akivel tartom a kapcsolatot a min-max készletszint beállítása miatt. A min-max készlet egy képzeletbeli sáv, amelybe egy üzlet készletének be kell inkadrálódnia, vagyis nem lehet a minimum alatt, sem pedig a maximum fölött.

Ezt történelmi adatokból határozzuk meg, figyelembe véve egy adott termék/termékcsoport szezonalitását, sőt még a szállítás folyamán fellépő lehetséges csúszást is, így látjuk, hogy egy üzletnek egy adott időszakban mekkora készletre van szüksége, aminek minimálisan feltétlenül ott kell lennie ahhoz, hogy a vásárlói igényeket ki lehessen elégíteni. Ezt hetente leellenőrizzük, hogy lecsökkent-e a minimum alá vagy legalábbis a minimum szint közelébe, és feltöltjük a maximumra. A munkapontjainkon a min-max készlet három hónap erejéig azonos, így követi a szezonalitást, vagyis szeptember-október-novemberben a legmagasabb, és március-április-májusban visszaesik a legalacsonyabb szintre, mivel ebben az időszakban vannak a legkisebb értékesítések.

Ezek a kapcsolattartó kollégák a munkapontokról jelzik nekem, ha a nekik beállított készletszint nem megfelelő. Továbbá a raktárvezetővel az éppen szabad tárolási felületek miatt tartom a kapcsolatot, mivel a munkapontjainkról érkező visszáru miatt tudnom kell erről. Visszárunak nevezzük azt, ha egy munkapontra sérült termék érkezik, vagy egy bizonyos termékből készletfölöslegük van, és azt át kell mozgatni olyan helyre, ahol éppen szükség van az adott termékre. Mivel a logisztikát pár éve cég szinten centralizáltuk, minden áru, aminek egyik üzletből a másikba el kell jutnia, keresztülmegy a központi logisztikai raktáron.

A készletgazdálkodás hatékonyságát több mutató közül a forgási sebességgel szokták mérni. Mit fed pontosan ez a fogalom, és mekkora eltérések lehetnek egyes termékek között a forgási sebesség tekintetében?

A forgási sebesség egy mutató, amely figyelembe veszi, hogy hány napra van szükség egy termék udvarra érkezésétől addig a pillanatig, amíg értékesíteni tudjuk. Minél kisebb az imént említett szám, annál ideálisabb, mivel annál gyorsabb a termék forgása. Abból kiindulva, hogy vannak szezonális és állandó fogyású termékeink, a termékek forgási sebessége is nagy eltéréseket mutat. Annak a terméknek, aminek éppen szezonja van, alacsony a forgási sebessége, szezonon kívül pedig megnő. Ideálisan – az én véleményem szerint – 2-3 hét alatt meg kell fordulnia egy pörgő terméknek. Ezt lehet havi vagy éves bontásban is nézni, és természetesen a szezonalitás függvényében időszakonként jelentős különbségek lehetnek.

Vannak nagyon pörgő termékeink, mint például a rézidomok vagy golyóscsapok, amelyek 2-3 hét alatt általában megfordulnak. Persze ezt nagyban meghatározza az is, hogy melyik országból van a beszállítónk, hiszen például amit Kínából szerzünk be, az nem tud 2-3 hét alatt megfordulni, elvégre átlagosan 3 hónap telik el a megrendelés leadásától az áru megérkezéséig, így magasabb biztonsági készletet kell tartani belőle.

Számunkra ez is egy fontos szempont, hogy biztonságos körülmények között minél magasabb kiszolgálási arányt el tudjunk érni. A forgási sebességet egyébként több szempont is befolyásolja, hisz vannak esetek, amikor a beszerzés alacsonyabb árak miatt vagy az értékesítési osztálytól vezérelve rendel nagyobb mennyiséget egy bizonyos termékből. Ezek a kiugró esetek nagyon el tudják torzítani ezt a tükröt.

Az árubeszerzés és készletezés generálja a kereskedelmi vállalkozások legnagyobb költségeit, helytelen készletgazdálkodás veszteséget és bevétel elmaradást okozhat. Véleményed szerint mivel lehet csökkenteni a készletezés költségeit?

Nálunk, a Melinda Instalnál még viszonylag fiatal a készletgazdálkodás mint önálló tevékenységi terület, így sok mindent menet közben próbálunk ki, gyakorlat közben tanulunk egyet-mást, néha akár a saját hibánkból is. Ami cég szinten egy érzékeny pont, az a stratégiai beszerzés, vagyis az olyan eset, amikor év elején eldöntjük, hogy miből mekkora mennyiséget szeretnénk eladni egész évben, és a jó beszerzési ár érdekében nagyobb mennyiséget vásárolunk, és akkor szerezzük be, amikor a legkisebb a kereslet rá, hiszen akkor a legolcsóbb a termék.

A magánéletünkből azt a példát hozhatnám, hogy ugyanebből a megfontolásból a sílécet nyáron vesszük. A mi esetünkben azonban euró milliókról van szó, amit finanszírozni kell addig, amíg eljön a szezonja, és értékesíteni lehet. Itt fennáll az a veszély, hogy szezonban nem lesz meg az a kereslet, amit beterveztünk, mi meg a terméket már kifizettük, és itt áll a raktárakban. Ha például az egyik szezonban nem tudjuk eladni, meg kell várnunk a következő szezont, addig pedig foglalja a tárhelyeket. Előfordulhat az is, hogy a következő szezonban már más szelek fújnak, hiszen a piaci mozgás, változás egy részét előre lehet vetíteni, de nem mindent.

A stratégiai beszerzés régebb jó befektetés volt, hiszen nagyon jó áron lehetett leszerződni egy nagy mennyiséget, és ami nem ment el egyik évben, az elfogyott a következőben. Viszont 2-3 éve ez már nagyobb rizikót foglal magába, mivel az utóbbi években gyorsabban változik a piac.

Például a fa árának megnövekedése országos szinten lényegesen elmozdította a keresletet minden más energiaforrást felhasználó kazán, kandalló, kályha irányába, és ennek nyomán ezek a húzótermékek maguk után vonják sok, az ők családjukba tartozó más termékek eladását.

Túlkészlet, hiánykészlet, elfekvő készlet – csupán néhány a hatékony készletgazdálkodást fenyegető veszélyek közül. Ezek minden készletgazda rémálmaiban visszatérő fogalmak? Egyáltalán hogyan és mennyire lehet ezeket kikerülni, megelőzni?

Mindenre próbálunk valamilyen szinten felkészülni, de száz százalékosan semmire nem lehet. A túlkészletezés ellen a gyors reakció lehet a megoldás, vagyis ha megmozdul a piac, rögtön lépni: módosítani a megrendelőket, vagy árat csökkenteni, hogy megnőjön az értékesítés, különösen olyan termékek esetén, amelyek nem fogynak megfelelően. Készletlyukadás esetén épp az ellenkezőjével lehet védekezni, vagyis vagy árat emelünk, vagy további megrendelőket adunk le.

Te már „régi bútordarab” vagy a Melinda Instalnál, mivel több mint tizenöt éve dolgozol itt. Hozzád nőtt a cég és fordítva. Hogyan alakult a cégen belüli pályafutásod?

Engem segédraktárosként vettek fel a céghez 2002-ben. 200-an jelentkeztünk, még a hősidőkben – jegyzi meg mosolyogva –, és komoly versenyvizsgát szerveztek, amit a város különböző iskoláiban bonyolítottak le. Ennek a 200 embernek mindössze 10%-át vették fel. Aztán raktárossá léptettek elő, majd utána – mivel könyvelő, statisztikus végzettségem is van – számlázói munkakörbe kerültem.

Ezt végeztem 2010-ig. Majd egy fél évre kipróbáltam a németországi mezőgazdasági munkát, és onnan hazakerülve, megkerestek, hogy itt a cégnél a munka és a munkakör még megvan, jöjjek vissza. 2012-ben lettem készletgazda, de előtte ez a funkció nem létezett, így a cég történetében én vagyok az első személy, aki kifejezetten készletgazdálkodással foglalkozik.

A tavaly év végén egy új munkatárs révén kéttagúra bővült a kis csapatunk, ami számomra nagy öröm, nagy terhet vesz le a vállamról, mivel az én feladatköröm egy embernek sok. Így megosztjuk a munkát, és a meglévő procedúrák, folyamatok finomítására is több időt tudunk fordítani. Amíg egyedül voltam, néha bizony este 7–8-ig dolgoztam, ugyanis ez nem egy olyan munka, ami mellől 5-kor fel lehet állni, hanem amit elkezdek, azt aznap be kell fejezni. Mivel két kislányom van, így most egy kicsivel több időt tudok a családdal tölteni.

Sokunkat örömmel (és nem irigységgel) tölt el Székelyföld, benne Udvarhely gazdasági fejlődése, a térségünkben virágzó kis- és középvállalkozások. Jó felnézni azokra, akik fiatalon mertek és nyertek, illetve azokra, akik több évtizedes tapasztalattal a hátuk mögött immár sokkal megfontoltabban ugyan, de összehasonlíthatatlanul nagyobb lépésekre szánják el magukat a gazdaság aknamezején. Bizakodással tölt el azon cégek példájából tanulni, tulajdonosaik bátorságát, üzleti érzékét szemlélni, amelyek egy ház udvaráról elindulva országos dobogós szereplőkké nőtték ki magukat.

Ez utóbbi esetek közé tartozik a jelenlegi Melinda Instal, amely fűtés-, hűtéstechnológiai termékek, fürdőszobai felszerelések, illetve kertészeti-, sőt, újabban elektromos termékek forgalmazójaként a hazai piac harmadik helyét foglalja el az éves megvalósított forgalom tekintetében.

Az elkövetkezőkben egy többepizódos történetet tárunk az olvasók elé, és havonta egy-egy személyen keresztül bemutatjuk a cég valamely tevékenységi területét, értékesítési folyamatának egy fázisát. Így a végére a puzzle darabkáiból kirajzolódik az összkép. Emberi arcok, élettörténetek, melyeken keresztül láthatjuk, hogy mégiscsak lehet itthon. Lehet és érdemes: munkát vállalni, családot alapítani, gyermeket nevelni, tervezni, álmodni, alkotni, fejlődni. Röviden: merni és nyerni.

(x)