Kétnapos workshopon tanulhatod meg április 6-7-én a Hargita Business Center inkubátorházban azokat a technikákat, gyakorlatokat, amelyek segítenek kiigazodni a céges külső és belső kommunikáció útvesztőiben.

Ennek kapcsán beszélgettünk a tipikus hibákról a workshop vezetőjével, Zörgő Noémi kommunikációs szakemberrel, hogy segítsünk eldönteni, szükséged van-e arra, hogy részt vegyél.

A kommunikáció az a valami, ami sohasem elég jó. Konfliktusok esetén gyakran az a következtetés, hogy végül is egyik fél sem hibás, a kommunikációval volt a baj. De mi a baj a kommunikációval?

A kommunikáció olyan, mint egy elvágott ujj, csak akkor vesszük észre, hogy milyen sok helyzetben használjuk, amikor fáj, húzódik a seb. Amíg legalább látszólag jól működik minden, addig úgy tűnik, ez egy másodlagos történet.

De, amikor kiborul a bili – cégen belül, vagy külső partnerekkel, netán marketing kommunikációs szempontokból – akkor jövünk rá arra, hogy itt most elég nagy energiát és erőforrásokat kell megmozgatnunk azért, hogy változtatni tudjunk. Ekkor már nem kommunikációról, hanem kríziskommunikációról beszélünk.

A kríziskommunikáció mindig sokba kerül – lehet médiavonzata, alkalmazottakat veszíthetünk el, akár a piacról is lekerülhetünk amiatt, hogy későn ébredtünk rá, gondok vannak. Ezért most már a cégeknél nagy számban alkalmaznak kommunikációs szakembereket, akiknek elvileg befele, az alkalmazottak, illetve kifele, a partnerek és kliensek fele kellene kommunikálniuk. A gond az, hogy nálunk sokszor előfordul, hogy nem a szakmai szempontokat, hanem kizárólag a tulajdonos elképzeléseit kell követniük.

Milyen következménye lehet az elégtelen belső kommunikációnak?

A diplomaszerzés után a cégünknél kinevelődött szakember 6-7 év után felmond, és viszi a cégnél, a cégről, a piacról szerzett tudását, legtöbbször a konkurenciához. Ez elég nagy veszteség lehet, amit sokszor csak az alkalmazott távozása után mér fel a cég. A márkát elsősorban nem reklámokkal tudjuk növelni, hanem az alkalmazottaink elégedettségével, akik másoknak is dicsérik a munkahelyüket.

Miért mennek el a munkatársak?

Gyakori, hogy induló vállalkozásoknál nagyon odafigyelnek mindenre, az alkalmazottakra is. Kimegyünk a Hargitára, este sörözni, de ha ezek elmaradoznak, akkor a lelkesedés is csökken.

Ha megszoktatunk egy alkalmazottat, egy vásárlót egy bizonyos minőséggel, akkor azt a szintet minimum tartani kell, mert különben az alkalmazottak és a vásárlók is elhagynak a konkurenciáért. Nyilván, jobb, hogy ha felfele lépünk, de visszafele semmiképp sem.

Ami még durvább, hogy bizonyos szinteken jár a törődés a cégvezető részéről, más szinteken nem: a menedzser mehet a céges buliba, de a titkárnő nem.

A generációs különbségek miatt is kialakulhatnak belső konfliktusok. Ha megnézzük, a cégtulajdonosok többsége baby boomer vagy X generációs, az alkalmazottak többsége pedig Y generációs.

Köztük van egy nagy életfelfogásbeli, tudásbeli, attitűdbeli különbség. Az idősebbek azt mondják a mai 20-30-as generációra, hogy könnyűvérű, mert ha nem tetszik valami, például sohasem hallgatják meg a véleményét, és fogadják el az ötleteit, munkahelyet változtat. Már nem kell a tulajdonosnak mondania, hogy a kapu nyitva van. Az Y generációs tudja azt magától is. Ha viszont ezzel a generációval foglalkozol, akkor nagyon odaadó tud lenni, és nem fog elmenni. Ez a generáció kreativitásban verhetetlenebb, mint az előzők.

Mitől csökken ez a kezdeti lelkesedés a tulajdonos, a vezető részéről?

A profit utáni hajsza elfeledteti ezt a kezdeti motiváltságot az alkalmazottakkal való törődésre. A munkatársak esetében a minimálbéren felül azonban nem a pénz az elsődleges szempont, amiért egy alkalmazott a cégnél marad, hanem az, hogy jó kedvvel menjen munkába, érezze, hogy a munkája hasznos.

Mi kell, hogy megmaradjon egy csapat?

Legyen egy „mi" tudat a cégnél, és az ehhez való tartozásnak az érzése. Szeretek oda menni, oda tartozni. Ha ez megváltozik, akkor ott valami készülődik. Ha ezt a cég időben észreveszi, akkor tudnak ezen változtatni, ha viszont késik ez a sztori, akkor el kell engedni. Folyamatosan le kell tapogatni az alkalmazott lelkiállapotát – személyes beszélgetéseken, informális úton, gyűléseken stb.

Tipikus még, – főleg nagyvállalatokra jellemző, de nem csak –, hogy a vezető egy elérhetetlen személy, akiről beszélünk, de nem tudunk vele találkozni. Minden alkalmazott csak a közvetlen felettesének jelezhet. Ezt én nem tartom jó berendezkedésnek. A tulajdonosnak, legfelsőbb vezetőnek nem kell bármikor elérhetőnek lennie, de legyen egy fogadóóra-szerűsége, mert fontos az alkalmazottnak, hogy szemtől szemben tudjon beszélni a cégvezetővel.

Gyakori, hogy felvesznek valakit, és az téblábol, nem adnak egyből konkrét munkakört neki. Jók-e ezek az üresnek látszó körök?

Az alkalmazottnak pontosan kell tudnia, hogy mit kell tennie, mi a munkaköre. Apránként megtanulja betölteni, az alkalmazónak pedig tanítania kell, és figyelni, hogy végzi-e a munkát, vagy sem.

Az iskola az állandó visszajelzés-igényre tanít és tanított, arra, hogy konkrét elvárások teljesítésére rövid távon visszajelzést kapunk. Ez nem minden esetben előnyös a munkahelyen, de a munkaadónak is tekintetbe kell vennie ezt a „keretezést", hogy nem mindenki tudja önállóan hasznossá tenni magát egy cégnél.

Viszont az alkalmazottnak is van szája, ilyenkor meg kell kérdeznie, hogy jól végzem-e a munkám, ezt kell-e, és így kell-e tennem?

Az autoriter vagy a bratyizós főnök a jobb?

A főnök megmutathatja az emberi oldalát, azt nagyon szeretik a munkatársak, mert az érzelmi tapasztalat egy másik emberrel nagyon fontos, de tudni kell, hol a határ. Az impulzív személyiségek kifejezhetik néha az érzelmeiket, egy-két meghatott könnycsepp, vagy kiabálás belefér, de ne váljon gúnyolódás tárgyává.

A cégbulikon részt kell vennie a cégtulajdonosnak, vállalatvezetőnek is, csak ne igya a munkatársak előtt az asztal alá magát, hagyja el a bulit akkor, amikor már elég jó a hangulat ahhoz, hogy az alkalmazottak kimulassák magukat.

Térjünk át a B2B, azaz a vállalatok, üzletfelek közötti kommunikációra! Mik a tipikus hibák, amelyeket elkövetnek a cégek, és hogyan tudjátok egy workshop alatt kijavítani őket?

A workshop alatt a hogyanokra fogunk elsősorban koncentrálni, arra, hogy mit hogyan kell közölni, minek mi a protokollja. A cégek jó esetben szervezeti kultúrában rögzítik, hogyan szokás nálunk kommunikálni. Ki és hogyan telefonálhat, levelezhet, e-mailezhet, vagy nyilatkozhat, azt ki fogja látni előzőleg, és ki fogja megkapni. Hogyan e-mailezünk, mit tartalmaz a mail, és hogy néz ki egy rendes e-mail cím. Nem mindegy, mi van a kukac előtt és után. Nyelvhelyesség szempontjából legyen rendben, a levél legyen áttekinthető stb.

Ha külföldiekkel dolgozunk, az a nagyon minimum, hogy a különféle kultúrájú emberekkel tudjuk tartani a kapcsolatot, például a pontosság tekintetében stb. A nyolckor nem mindenkinek azt jelenti a városhatáron túl, hogy valamikor nyolc után.

Telefonos beszélgetés esetén nem mindegy, hogy mikor telefonálok és hogyan köszönök, ha hívnak, mutassak érdeklődést, és ha azt mondom, visszahívom, hívjam is vissza. Ha ezeket a helyzeteket normálisan kezeled, szívesen akarnak majd veled beszélni, megszeretnek téged.

Honnan tudjuk, hogy valami gond van a B2B kapcsolatainkban?

Ha sok céggel felveszem a kapcsolatot, de gyanúsan kevés helyről jeleznek vissza, akár e-mailben, akár személyesen történik ez, akkor valami probléma van, aminek meg kell nézni az okát. Lehet az árakkal is gond, de lehet kommunikációs probléma is. A régi, de egyre leépülő B2B kapcsolatoknak is oka lehet, nem egyik pillanatról a másikra történnek ezek. Ha nem válaszolnak a levelekre, nem hívnak stb., az valamit jelez.

A tárgyalásoknál is fontos, hogy mennyit tudok üzletté kovácsolni, illetve mennyire változok ezekben a történetekben, hová alakulok kommunikációs ágensként.

A tárgyalástechnika esetében mire számíthat, aki részt vesz a képzésen?

Itt is főleg gyakorlatok lesznek, akárcsak a többi téma esetén. Konkrét helyzeteket szimulálunk, megoldásokat.

A tárgyalástechnikában elsősorban a személyi jellemzők tudják segíteni, gátolni az adott személyt. Megismerkedünk a tárgyalótípusokkal és jellemzőikkel, beazonosítjuk, hogy ki milyen típus. Van ugye a bulldózer, aki mindenen átgázol, és nehéz vele érvényesülni, illetve a tűzoltó, aki kerüli a konfliktusos helyzeteket.

Kiknek ajánlod a képzést?

Olyanoknak, akik alkalmazottakkal együtt dolgoznak cégvezetőként, akiknek fontos, hogy a meglévő csapatuk hosszú távon megmaradjon, hogy a bele fektetett energiát – tudást, pénzt, ne vigye át más céghez, ami általában a konkurencia szokott lenni, hanem maradjon, és épüljön tovább.

A Kommunikációs fogódzók workshopra április 3-án éjfélig lehet jelentkezni ezen a linken. A részvételi díj 199 lej, az inkubátorház lakóinak 149.